Bestyrelsesmøde 4/4-2018 (kl. 19 – 22)
Til stede: Amalie, Ida, Lars, Peter, Martin. Referent: Martin
Mailhåndtering
Bestyrelsen har over påsken besvaret en lang række mails, men mangler dog stadig en del. Bestyrelsen diskuterede på mødet en række mails, der krævede fælles diskussion.
Finansieringsskrivelse
Bestyrelsen arbejder på en detaljeret informationsskrivelse vedrørende finansiering af det igangværende byggeri, herunder mulighederne for at selvfinansiere eller indtræde i et fælles lån. Lars arrangerer møde med Dion for bestyrelsen. På nuværende tidspunkt kan bestyrelsen oplyse om følgende:
Når byggeregnskabet er godkendt, vil der blive udsendt girokort til alle beboere svarende til andelen af udgiften (afhængig af lejlighedens fordelingstal). Man kan vælge at betale sin andel kontant (selvfinansiere). Hvis ikke man selvfinansierer vil man automatisk indgå i det kommende fælleslån. Fælleslånet optages ca. 2-3 måneder efter at byggeriet er færdiggjort. På nuværende tidspunkt forventes byggeriet afsluttet omkring 1. juli 2018.
Man må således på nuværende tidspunkt forvente at skulle indbetale det samlede beløb efter sommerferien 2018 eller indgå i fælleslånet, der så afdrages gennem den månedlige indbetaling af fællesudgifter. Projektet kører planmæssigt indenfor den samlede økonomiske ramme på 27,5 mio. kr., som er godkendt på generalforsamlingen i november 2016.
Låse-sagen
Det har vist sig, at det på generalforsamlingen vedtagne tilbud ikke omfatter alle forhold, der er for opsætningen af nye låse i foreningen. Det har vist sig, at samtlige låsekasser på dørene skal udskiftes. Samlet set kommer løsningen derfor til at overstige det beløb bestyrelsen har fået mandat til på generalforsamling og bestyrelsen er derfor nødt til at opstarte en ny proces. Der arbejdes på at indkalde til ekstraordinær generalforsamling.
Vaskerier
Bestyrelsen er i gang med at indhente statistik på vaskerierne. Der er problemer med slam bag maskiner i 42. Lars taler med Jimi om at bringe dette i orden. Martin kontakter Marcel vedr. kontrakt med Saniva.
Derudover er der netop indkøbt en ny vaskemaskine, som vil blive sat op.
Varmeanlæg
Varmeanlægget er i meget dårlig forfatning. Peter arrangerer et møde for visse medlemmer af bestyrelsen og Eric Prescott fra A4 for at høre om mulighederne inden næste bestyrelsesmøde (7. maj).
Daglig vedligehold/snerydning
Varmemestrenes materiel er udslidt og der er derfor givet mandat til køb af nyt materiel. Der opstod i påsken problemer med snerydning, da varmemestrene blev ramt af hhv. ferie og sygdom. Bestyrelsen diskuterede derfor, hvilke muligheder foreningen har, skulle det ske igen. Der blev nævnt følgende: 1) Beboernetværk, 2) (Betalt) Samarbejde med naboforeninger, 3) Aftale med vikarbureau.
Understøtte af kulkælder
Tilbuddet på midlertidig understøttelse af kulkælderen overskrider overslaget meget. Peter undersøger andre muligheder.
(L)ejer-register
Bestyrelsen vil gerne oprette et register over ejere og lejere i foreningen til brug i forbindelse med skader, klager, mm. Det blev foreslået, at der gennemføres et postkasse-tjek én gang i kvartalet. Martin kontakter Marcel for at undersøge mulighederne.
Hjemmeside
Der arbejdes på den nye hjemmeside og Martin sætter et møde op sammen med Thor og Christel Grahndin, samt andre beboere der kunne tænke sig at hjælpe og sætte et præg på hjemmesiden. Martin melder ud på Facebook.
Velkomstflyers
Ida arbejder løbende på en velkomst-skrivelse til nye beboer med væsentlige informationer. Herunder blev der talt om, at de vigtigste informationer hænges op i opgange, ligesom der kommer en lille note på engelsk til udenlandske (l)ejere.
Haverne
I forbindelse med forårets (forhåbentligt) snare kommen opfordres alle haveejere til at sørge for, at hækkene er klippede. Der kan gratis afhentes maling hos Jimi til maling af trapper, døre, vinduer, mm. Lars laver udkast til kort informationsskrivelse, der sendes til Peter.
Derudover mødes et par fra bestyrelsen med en havemand for at diskutere mulighederne for foreningens gårdarealer.
Arrangementer
Martin vender med Søren Tagø vedr. møde mellem håndværkere og bestyrelse. Ida finder datoer til arbejdsdag. Bestyrelsen arbejder på at indkalde til ekstraordinær generalforsamling primo juni.
Vedligeholdelsesgruppemøde rykkes til d. 26. april, kl. 18, hvor bestyrelsen har haft møde med Eric Prescott.
Næste bestyrelsesmøde er d. 7. maj 2018, kl. 19.